KI-Nachfassen, das Kunden zurückholt, die still geworden sind

Die meisten verlorenen Kunden sind nicht verloren. Sie haben nach einem Preis gefragt, „klingt gut, ich melde mich“ geschrieben, und dann kam das Leben dazwischen. Niemand in Ihrem Betrieb hatte Zeit, noch einmal zu schreiben, also war das Gespräch einfach zu Ende. Ein KI-Nachfassen in Convelly ist genau für diesen Moment gebaut: eine kurze Serie von Nachrichten, die die KI für eine Person schreibt, mit einem Ziel, das Sie in einem einzigen Satz beschreiben, etwa „den Donnerstagstermin bestätigen lassen“ oder „fragen, ob das Angebot noch gewünscht ist“.

Keine Drip-Sequenz, kein Broadcast

Ein Nachfassen ist keine Vorlage, die Sie einmal schreiben und an alle verschicken. Jede Nachricht entsteht im Moment, für diesen Kunden, aus dem, was im Gespräch wirklich passiert ist, und aus Ihrem Ziel. Hat die Kundin nach einer Farbbehandlung gefragt und ist nach dem Preis verstummt, spricht das Nachfassen über diese Behandlung und diesen Preis, in der Sprache der Kundin. Es gibt keine Skripte zu pflegen und nichts zu übersetzen. Das unterscheidet es von einer Reaktivierungskampagne, die eine genehmigte Nachricht an viele Personen gleichzeitig sendet. Ein Nachfassen ist eine persönliche Serie an eine Person, und es endet in dem Moment, in dem diese Person antwortet. Wenn Kundenbindung für Sie die größere Frage ist, behandelt der Leitfaden zu Kundenbindung und Loyalität auf WhatsApp auch Bewertungen, Empfehlungen und Treueprogramme.

So läuft ein Nachfassen ab

1. Beschreiben Sie das Ziel in einem Satz. Dieser Satz ist das ganze Briefing: „nach dem verpassten Termin neu buchen“, „eine Antwort auf das Angebot bekommen“, „herausfinden, ob die Probestunde noch gewünscht ist“.
2. Wählen Sie den Rhythmus. Standard ist: sofort, einen Tag später und drei Tage später. Sie können die Zeiten für jedes Nachfassen ändern.
3. Die KI schreibt die erste Nachricht aus der echten Historie des Kunden und Ihrem Ziel. Die folgenden bauen auf dem auf, was seitdem passiert ist.
4. Es stoppt von selbst, sobald der Kunde antwortet, oder wenn die KI einschätzt, dass eine weitere Nachricht unerwünscht wäre.
5. Wenn Sie möchten, führt die KI das Gespräch danach weiter, ohne auf eine Person zu warten, mit allem, was sie über Ihre Leistungen, Preise und Ihren Kalender weiß.

Geschrieben aus der echten Kundenhistorie

Das Nachfassen schreibt dieselbe KI, die Ihre WhatsApp- und Instagram-Chats beantwortet, und sie startet mit demselben Wissen. Bevor sie ein Wort schreibt, sieht sie sich die Termine des Kunden an, mit Leistung, Mitarbeiter, Preis und Status, ob eine Anzahlung noch offen ist, die letzten Zahlungslinks und ob sie bezahlt wurden, die offenen Deals des Kunden und deren Phase sowie das gesamte bisherige Gespräch, einschließlich automatisch verschriftlichter Sprachnachrichten. Sie liest auch die privaten Notizen Ihres Teams zu diesem Kunden, wird aber nie verraten oder andeuten, dass es diese Notizen gibt.

Ein Nachfassen an jemanden mit offener Anzahlung kann die Anzahlung also behutsam erwähnen. Ein Nachfassen an eine Stammkundin, die seit sechs Wochen nicht gebucht hat, kann sich auf ihren letzten Besuch bei Sara beziehen. Die Nachricht liest sich, als käme sie von jemandem, der sich erinnert, denn genau das tut sie.

Die 24-Stunden-Regel von WhatsApp, für Sie erledigt

WhatsApp erlaubt einem Unternehmen, nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden frei zu schreiben. Danach dürfen nur noch Nachrichten gesendet werden, die WhatsApp vorab genehmigt hat. Ein Nachfassen landet naturgemäß oft außerhalb dieses Fensters, deshalb zählt diese Regel hier mehr als irgendwo sonst. Convelly kümmert sich selbst darum: Innerhalb des Fensters schreibt die KI frei, außerhalb nutzt das Nachfassen stattdessen eine genehmigte Nachricht. Diese genehmigten Nachrichten werden im Hintergrund vorbereitet, in jeder Sprache, die Sie verwenden, sodass immer eine bereitliegt, wenn sie gebraucht wird. Sie müssen sie weder schreiben noch einreichen noch ihren Status verfolgen.

Wenn Sie die Regel selbst verstehen möchten, erklärt das 24-Stunden-Fenster, richtig erklärt sie Schritt für Schritt, und die Seite zu Kampagnen und Vorlagen zeigt, wie genehmigte Nachrichten in Convelly verwaltet werden.

Von Hand starten oder von einer Automatisierung starten lassen

Aus jedem Gespräch heraus ist ein Nachfassen einen Klick entfernt: Ziel beschreiben, Rhythmus bestätigen, fertig. Meistens sollen Nachfassaktionen aber starten, ohne dass jemand daran denken muss. Dafür gibt es Automatisierungen. Einige Abläufe, die Kunden in Minuten bauen:

• Ein neuer Lead aus einer Instagram- oder Facebook-Anzeige bekommt eine WhatsApp-Begrüßung. Kommt nach einem Tag keine Antwort, startet ein Nachfassen mit dem Ziel „eine kostenlose Beratung buchen“.
• Ein Kunde wird als nicht erschienen markiert. Zwei Stunden später bekommt er eine „Wir haben Sie vermisst“-Nachricht mit einem Link zum Neubuchen, und wenn zwei Tage lang Stille herrscht, übernimmt ein Nachfassen mit dem Ziel „den verpassten Termin neu buchen“.
• Ein Deal wird auf „Angebot gesendet“ verschoben. Hat der Kunde nach zwei Tagen nicht geantwortet, fragt ein Nachfassen, ob das Angebot noch gewünscht ist. Automatisierungen, die bei Deal-Bewegungen auslösen beschreibt dieses Muster im Detail.
• Ein Termin ist abgeschlossen. Vier Wochen später bekommt der Kunde eine „Zeit für den nächsten Besuch?“-Nachricht, die einfachste Form davon, aus Erstkunden Stammkunden zu machen.

Der erste Ablauf ist der häufigste, denn Anzeigen sind der Ort, woher WhatsApp-Leads wirklich kommen, und der erste Tag entscheidet, ob aus einem Lead ein Gespräch wird. Weil das Nachfassen im selben System läuft wie Ihre Pipeline, kann es außerdem mehr als schreiben. Die KI kann einen Deal anlegen oder in die nächste Phase verschieben, wenn das Gespräch es verlangt, sodass ein Lead, der zurückkommt, schon in der richtigen Spalte Ihrer Vertriebspipeline steht.

Nichts passiert hinter Ihrem Rücken

Automatisierung, die Sie nicht sehen, ist Automatisierung, der Sie nicht vertrauen können. Jedes Nachfassen ist direkt im Gespräch sichtbar: sein Status, jede gesendete Nachricht, wann die nächste fällig ist und die einzeilige Begründung der KI für jede Entscheidung, auch dafür, warum sie gestoppt hat. Möchten Sie lieber selbst schreiben, brechen Sie mit einem Klick ab und übernehmen. Ein Schalter in jedem Gespräch schaltet die KI aus, damit eine Person übernimmt, und wieder ein, wenn Sie fertig sind. Kann die KI aus irgendeinem Grund nicht arbeiten, etwa weil ein KI-Konto kein Guthaben mehr hat, pausiert sie, Admins werden in der App und per E-Mail informiert, und Nachrichten kommen weiterhin an, damit Ihr Team sie beantworten kann.

Nachfassen, Erinnerungen und Kampagnen: was wann

• Erinnerungen gehen zu festen Zeiten rund um eine Buchung raus: am Tag davor, zwei Stunden davor, nach einem Nichterscheinen. Immer derselbe Wortlaut, ausgefüllt mit den Termindetails.
• Kampagnen senden eine genehmigte Nachricht an viele Personen, die von Ihnen hören möchten: eine Neueröffnung, ein Saisonangebot, eine Urlaubsschließung.
• Nachfassen ist für eine Person nach der anderen, mit einem Ziel, jede Nachricht frisch geschrieben. So kommen abgewanderte Kunden zurück, und so fallen Leads, die automatisch qualifiziert und weitergeleitet wurden, danach nicht durchs Raster.

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Früher haben wir Leads in unserem eigenen Posteingang verloren. Heute hat jedes Gespräch eine Phase, einen Verantwortlichen und einen nächsten Schritt.

— Gründer, Seabird Marketing

Was ein Nachfassen kostet

Nachfassen verbraucht dieselben KI-Credits wie jede andere KI-Antwort: ungefähr ein Credit pro Nachricht, die die KI schreibt. Jeder Plan enthält ein monatliches Kontingent, das sich am Ersten des Monats auffüllt, und Zusatzpakete verfallen nie. Wenn Sie bereits ein KI-Konto bei OpenAI, Anthropic oder Google bezahlen, können Sie stattdessen dieses verbinden, und Convelly zählt Ihre Nutzung gar nicht mit. Pläne und enthaltene Credits finden Sie auf der Preisseite.