Datenschutzerklärung

2.1 Ihr Konto und Ihr Team

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort, die von Ihnen eingegebenen Angaben zu Arbeitsbereich und Unternehmen sowie eine Telefonnummer oder ein Profilbild, wenn Sie diese hinzufügen
• Teamdaten: Rollen, Einladungen und die im Team-Aktivitätsprotokoll erfassten Aktionen
• Anmeldedaten: Anmeldezeiten, Geräte und Sitzungen, Einstellungen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und zu Passkeys

2.2 Abonnement und Abrechnung

• Ihr Tarif, die Rechnungsangaben, die Sie beim Abschluss machen, Rechnungen und Zahlungsstatus
• Kartendaten werden bei Stripe eingegeben und erreichen Convelly nie

2.3 Was ein Arbeitsbereich enthält

Nutzt ein Unternehmen Convelly, verarbeiten wir in seinem Auftrag Folgendes (siehe Abschnitt 1 und den Auftragsverarbeitungsvertrag):

• Kontaktdaten seiner Kunden: Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Postanschriften, Kennungen in sozialen Netzwerken und Messengern (WhatsApp, Instagram, Telegram), Profilbilder und Herkunft des Kontakts
• Gesprächsinhalte: Nachrichten, Bilder, Videos, Sprachnachrichten und deren Abschriften, Dokumente, E-Mails mit Anhängen, Kommentare unter seinen Instagram-Beiträgen sowie Zustell- und Lesestatus von Nachrichten
• Termine und Buchungen: Leistungen, Mitarbeitende, Datum und Uhrzeit, Status, Antworten auf Buchungsfragen und hochgeladene Dateien, Pakete und Notizen
• Zahlungen: Beträge, Zahlungsstatus, Zahlungslinks und Erstattungen
• Vertriebs- und Kundendaten: Deals, Pipeline-Phasen, Werte, Tags, eigene Felder, Notizen sowie Marketing-Einwilligungen mit Zeitpunkt und Art ihrer Erteilung
• Besucher des Website-Chats: die Nachrichten und Fotos, die sie senden, die Seite, auf der sie sich befinden, und die Seite, von der sie kamen, Browsersprache, Zeitzone, Gerätetyp und Land, eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, die sie freiwillig hinterlassen, sowie eine Kennung, die nach ihrer ersten Nachricht auf ihrem Gerät gespeichert wird
• Videotermine: Name, IP-Adresse sowie Ton und Bild während des Gesprächs

2.4 Automatisch erhobene Informationen

• Technische Daten: IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Fehlerprotokolle
• Nutzungsdaten: welche Seiten und Funktionen der App genutzt werden, einschließlich Sitzungsaufzeichnungen, in denen in Eingabefelder getippter Text verborgen wird
• Cookies und ähnliche Technologien: siehe unsere Cookie-Richtlinie unter www.convelly.com/cookies

2.5 Support

Wenn Sie sich an unseren Support wenden, verarbeiten wir, was Sie uns schreiben. Daten in Ihrem Arbeitsbereich sehen wir uns nur an, wenn Sie oder Ihr Team uns um Hilfe bitten oder wenn es zur Behebung einer Störung erforderlich ist, und nur so weit wie nötig.

5.1 Für jeden Arbeitsbereich

• IONOS SE, Montabaur, Deutschland: Hosting von Anwendung, Datenbank, Cache, Hintergrundjobs, Videoterminen und unserem Support-System (Rechenzentren in Deutschland)
• IONOS SE (AI Model Hub), Deutschland: KI-Verarbeitung für Arbeitsbereiche ohne eigenen KI-Anbieter sowie, für jeden Arbeitsbereich, die Indexierung hochgeladener Dokumente und die Suche darin (siehe Abschnitt 6)
• Leaseweb Netherlands B.V., Amsterdam, Niederlande: unser eigener Server für die Abschrift von Sprachnachrichten und für die Produktanalyse (Rechenzentrum in Amsterdam)
• DigitalOcean, LLC, USA: Speicherung von Bildern, Sprachnachrichten, Videos, Dokumenten und Anhängen (Rechenzentrum in Frankfurt, Deutschland)
• Resend, Inc., USA: Versand der E-Mails von Convelly, etwa Einladungen, Benachrichtigungen, Buchungsbestätigungen und Erinnerungen
• 650 Industries, Inc. (Expo), USA: Zustellung von Push-Benachrichtigungen an die Convelly-Apps, weitergeleitet an Apple (Apple Push Notification Service) und Google (Firebase Cloud Messaging). Eine Benachrichtigung enthält den Namen des Absenders und eine kurze Vorschau der Nachricht
• Push-Dienste der Browser (zum Beispiel Google, Mozilla, Apple, Microsoft): Zustellung von Browser-Benachrichtigungen. Der Inhalt ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt und für diese Dienste nicht lesbar

5.2 Nur für bestimmte Funktionen

• Tavily, USA: Websuche für die KI, nur wenn ein Unternehmen der KI die Suche im Web erlaubt. Übermittelt wird nur die Suchanfrage
• Cloudflare, Inc., USA: Weiterleitung von Ton und Bild eines Videotermins, wenn keine direkte Verbindung möglich ist. Die Übertragung ist verschlüsselt und für Cloudflare nicht lesbar

5.3 Abrechnung Ihres Abonnements

• Stripe: Abwicklung der Zahlungen für Ihr Convelly-Abonnement. Kartendaten werden bei Stripe eingegeben und erreichen Convelly nie

5.4 Kanäle und Dienste, die ein Unternehmen selbst verbindet

Die folgenden Anbieter erhalten nur dann Daten, wenn ein Unternehmen sie mit seinem eigenen Konto verbindet. Für deren Nutzung gilt die eigene Vereinbarung des Unternehmens mit dem jeweiligen Anbieter; Convelly übermittelt die Daten, die das Unternehmen mit ihnen austauscht.

• Meta (Meta Platforms Ireland Ltd. und verbundene Unternehmen, einschließlich WhatsApp): WhatsApp, Instagram und Facebook-Lead-Anzeigen. Datenschutzerklärung von Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy
• Telegram (Telegram FZ-LLC, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate): Telegram Business
• Der E-Mail-Anbieter des Unternehmens: sein geschäftliches Postfach, verbunden per IMAP und SMTP
• Stripe: Zahlungen für Buchungen über das eigene Stripe-Konto des Unternehmens
• Google: Google Kalender, verbunden durch jedes Teammitglied mit seinem eigenen Google-Konto (siehe 5.7)
• Calendly und Magicline: über das eigene Konto des Unternehmens
• Der eigene KI-Anbieter des Unternehmens (zum Beispiel OpenAI, Anthropic, Google, Azure OpenAI oder ein selbst betriebenes Modell): ersetzt den IONOS AI Model Hub für die KI-Funktionen dieses Arbeitsbereichs; die Indexierung hochgeladener Dokumente bleibt beim IONOS AI Model Hub
• Tavily mit dem eigenen API-Schlüssel des Unternehmens
• KI-Assistenten, die ein Teammitglied mit Convelly verbindet (zum Beispiel Claude oder ChatGPT): Sie erhalten die Daten, die das jeweilige Teammitglied sie lesen lässt (siehe 6.5)

5.5 Unsere eigenen Systeme

• Unsere Datenbank, unser Cache, die Hintergrundjobs, der Videoserver und das Support-System laufen auf unseren eigenen Servern bei IONOS; die Abschrift von Sprachnachrichten und die Produktanalyse auf unserem eigenen Server bei Leaseweb. Wir betreiben diese Systeme selbst; die Server-Anbieter stellen nur die Server bereit.
• Die Produktanalyse erfasst, wie die App genutzt wird, einschließlich Sitzungsaufzeichnungen, um Fehler zu finden und die App einfacher bedienbar zu machen. In Eingabefelder getippter Text wird in diesen Aufzeichnungen verborgen.

5.6 Geplante Funktionen

• TikTok-Nachrichten sind geplant und verarbeiten noch keine personenbezogenen Daten. Wir aktualisieren diese Erklärung, bevor sie verfügbar werden.

5.7 Google-Konto- und Kalenderdaten (Limited Use)

Wenn Sie Google Kalender verbinden, fragen wir bei Google Ihre E-Mail-Adresse, die Liste Ihrer Kalender und die Berechtigung ab, Termine in diesen Kalendern zu lesen und zu schreiben. Wir verwenden dies ausschließlich, um Ihre Google-Termine als belegte Zeiten in Ihrem Convelly-Kalender anzuzeigen, damit diese Zeiten nicht zur Buchung angeboten werden, und um Ihre Convelly-Termine in den von Ihnen gewählten Google-Kalender einzutragen. Wir verwenden sie nicht für Werbung und verkaufen sie nicht. Unsere Nutzung und Weitergabe von Informationen, die wir über Google-APIs erhalten, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

• KI und Google-Daten: Die Verwendung von Rohdaten oder abgeleiteten Nutzerdaten, die über Workspace-APIs empfangen werden, entspricht der Google User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Google-Kalenderdaten werden weder von uns noch von einem KI-Anbieter, der in unserem Auftrag Daten verarbeitet, verwendet, um allgemeine oder grundlegende KI-/ML-Modelle zu erstellen, zu trainieren oder zu verbessern.
• Wenn Sie Elly, unsere Assistentin für den Arbeitsbereich, nach Ihrem Terminplan fragen oder die KI einem Kunden antwortet, der buchen möchte, können Zeiten und Titel von Terminen aus Ihren verbundenen Google-Kalendern ausschließlich zur Erstellung dieser Antwort an den KI-Anbieter übermittelt werden, wie in Abschnitt 6 beschrieben.
• Menschen lesen Ihre Google-Daten nicht, es sei denn, Sie bitten uns im Rahmen des Supports darum, es ist für die Sicherheit oder zur Durchsetzung von Gesetzen erforderlich, oder die Daten sind für interne Abläufe aggregiert und anonymisiert.
• Sie können Google Kalender jederzeit unter Einstellungen → Integrationen → Google Kalender trennen. Dabei werden die kopierten Google-Termine aus Convelly entfernt. Den Zugriff können Sie außerdem unter https://myaccount.google.com/permissions widerrufen.

5.8 Website-Chat auf Ihrer Website

Wenn Sie unseren Website-Chat auf Ihrer Website einbinden, verarbeiten wir in Ihrem Auftrag, was Ihre Besucher darin senden und teilen, wie in Abschnitt 2.3 aufgeführt. Für diese Daten sind Sie der Verantwortliche und wir Ihr Auftragsverarbeiter nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag; bitte beschreiben Sie den Chat daher in Ihrer eigenen Datenschutzerklärung. Antworten im Chat nutzen die in Abschnitt 6 beschriebene KI-Verarbeitung. Ein Cookie setzt der Chat auf dem Gerät des Besuchers erst, wenn dieser eine erste Nachricht sendet oder einen Bestätigungscode anfordert (siehe unsere Cookie-Richtlinie).

5.9 Behörden

An Gerichte und Behörden geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wo uns das Gesetz dazu verpflichtet.

6.1 Was übermittelt wird

• Der Text, den Sie in eine KI-Funktion eingeben
• Die Nachrichten des Gesprächs, das die KI beantworten, übersetzen oder zusammenfassen soll
• Die für die Antwort erforderlichen Datensätze aus dem Arbeitsbereich, etwa Name und Telefonnummer eines Kontakts, Buchungen, Deals, Notizen sowie von Ihnen angehängte Dateien

6.2 Wer die Daten erhält

• Für Arbeitsbereiche ohne eigenen KI-Anbieter läuft die KI-Verarbeitung in unserem Auftrag im IONOS AI Model Hub in Deutschland.
• Hat ein Arbeitsbereich einen eigenen KI-Anbieter verbunden (zum Beispiel OpenAI, Anthropic, Google, Azure OpenAI oder ein selbst betriebenes Modell), gehen die Daten für seine KI-Funktionen stattdessen an diesen Anbieter, auf Grundlage der eigenen Vereinbarung des Unternehmens mit ihm.
• Die Indexierung hochgeladener Dokumente und die Suche darin laufen für jeden Arbeitsbereich im IONOS AI Model Hub, auch wenn ein Arbeitsbereich einen eigenen KI-Anbieter verbunden hat.
• Sprachnachrichten werden auf unserem eigenen Server in Amsterdam abgeschrieben.
• Erlaubt ein Unternehmen der KI die Suche im Web, wird nur die Suchanfrage an Tavily übermittelt.

6.3 Wie die Daten verwendet werden

Die Daten werden ausschließlich verwendet, um das angeforderte Ergebnis zu erzeugen. Sie werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, und wir verkaufen sie nie und geben sie nie für Werbezwecke weiter. KI-Ausgaben sind im Produkt gekennzeichnet und sind ein Vorschlag oder eine Aktion innerhalb der Regeln, die das Unternehmen festlegt, keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung gegenüber irgendjemandem.

6.4 Ihre Einwilligung und Kontrolle

In unserer App fragen wir Sie um Erlaubnis, bevor erstmals Daten an einen KI-Dienst übermittelt werden; Sie können diese jederzeit unter „You“ → „AI features“ widerrufen. Lehnen Sie ab, bleiben die KI-Funktionen ausgeschaltet und das übrige Convelly funktioniert weiter. In der Web-App entscheidet ein Unternehmen, ob KI-Funktionen eingeschaltet sind, und kann die KI für den ganzen Arbeitsbereich, pro Kanal und pro Gespräch ausschalten.

6.5 KI-Assistenten, die Sie verbinden

Ein Teammitglied kann seinen eigenen KI-Assistenten (zum Beispiel Claude oder ChatGPT) mit Convelly verbinden. Dieser handelt dann mit den Rechten dieses Teammitglieds, nicht mehr, und erhält die Daten, die das Teammitglied ihn lesen lässt. Was der Anbieter des Assistenten mit diesen Daten tut, richtet sich nach der eigenen Vereinbarung des Teammitglieds oder des Unternehmens mit diesem Anbieter. Verbundene Assistenten werden in den Einstellungen mit der Person angezeigt, die sie verbunden hat, können jederzeit getrennt werden, und das Verbinden oder Entfernen wird im Team-Aktivitätsprotokoll erfasst.