WhatsApp-Automatisierungen: Wenn das passiert, tu das

Jeder kleine Betrieb hat eine Handvoll Routinen, die er aus dem Gedächtnis erledigt. Den neuen Lead begrüßen. Der Kundin schreiben, die nicht erschienen ist. Die Stammkundin fragen, ob es Zeit für den nächsten Besuch ist. Die Person taggen, die nach einem Angebot gefragt hat. Sie sind einfach, und an vollen Tagen werden sie vergessen. Eine Automatisierung in Convelly ist eine Reihe von Anweisungen, die von selbst läuft: Wenn das passiert, prüfe das, dann tu das, warte, und tu etwas anderes, je nachdem, ob der Kunde geantwortet hat. Sie bauen sie auf einer visuellen Fläche, indem Sie Schritte hinzufügen, oder Sie beschreiben sie Elly in einem Satz und geben den vorgeschlagenen Ablauf frei. Der Leitfaden zur WhatsApp-Business-Automatisierung von A bis Z zeichnet das größere Bild; auf dieser Seite geht es darum, was die Automatisierungen in Convelly tatsächlich können.

Was eine Automatisierung starten kann

Eine Automatisierung beginnt mit einem Auslöser, und die Auslöser decken das meiste ab, was an einem Geschäftstag passiert:

• Ein Kunde sendet eine Nachricht, tippt auf einen Button, oder eine Nachricht von Ihnen wurde zugestellt oder gelesen.
• Ein neuer Kunde wird angelegt, aus einem Chat, einem Import, einer Lead-Anzeige oder Instagram; die Daten eines Kunden ändern sich; ein Tag wird hinzugefügt; oder seine Quelle ändert sich.
• Ein Deal wird angelegt, geändert, in eine andere Phase verschoben, getaggt, oder seine Quelle ändert sich.
• Eine Zahlung geht ein.
• Ein Termin wird gebucht, bestätigt, storniert, verschoben, als nicht erschienen markiert oder abgeschlossen. Das lässt sich auf bestimmte Leistungen begrenzen.
• Jemand kommentiert Ihren Instagram-Beitrag oder Ihr Reel, auf Wunsch nur, wenn der Kommentar bestimmte Wörter wie „Preis“ oder „buchen“ enthält.
• Ein Kunde hat eine bestimmte Zeit lang nicht geantwortet, oder ein fester Zeitplan wie jeden Montag um 9:00. Diese beiden richten Sie über Elly ein.
• Sie starten sie von Hand in einem Gespräch, direkt aus dem Nachrichtenfeld.

Was sie prüfen kann

Zwischen Auslöser und Aktion kann eine Automatisierung alles prüfen, was Sie über den Kunden und den Moment wissen: was die Nachricht sagt, ob sie ein Foto enthält, Name und Daten des Kunden, seine Tags und Quelle, aus welcher Anzeige er kam, Phase und Wert des Deals, jedes Zusatzfeld, das Sie führen, und welche Nachricht oder welches Formular sie ausgelöst hat. Kombinieren Sie Prüfungen mit „und“ oder „oder“, und verzweigen Sie: wenn ja, tu das; wenn nein, tu jenes. So geht ein Lead mit einem Budget über einem bestimmten Betrag an die Inhaberin, während der Rest an die nächste freie Kollegin geht, das Muster aus dem Beitrag zum automatischen Qualifizieren und Weiterleiten von Leads.

Was sie tun kann

• Eine WhatsApp-Nachricht senden, als freier Text oder als genehmigte Nachricht, mit Name des Kunden, Terminzeit, Mitarbeiter und Preis automatisch eingesetzt.
• Auf einen Instagram-Kommentar öffentlich antworten oder der Person eine private Nachricht senden.
• Ein KI-Nachfassen mit einem Ziel starten, das Sie beschreiben.
• Ein Label am Gespräch, einen Tag am Kunden oder einen Tag am Deal hinzufügen oder entfernen.
• Festlegen, woher der Kunde oder der Deal kam, und jedes Zusatzfeld aktualisieren.
• Die KI für das Gespräch ein- oder ausschalten.
• Den Deal in eine andere Phase Ihrer Vertriebspipeline verschieben.
• Das Gespräch in einen anderen Posteingang verschieben, an ein Teammitglied übergeben oder seine Priorität ändern.

Warten und auf Stille reagieren

Der Schritt, den die meisten Werkzeuge vergessen, ist die Zeit. Eine Automatisierung in Convelly kann Minuten, Stunden oder Tage warten, bevor der nächste Schritt kommt. Wichtiger noch: Sie kann auf eine Antwort warten. Sie pausiert und hört zu, so lange, wie Sie festlegen. Antwortet der Kunde, geht es auf dem einen Weg weiter. Läuft die Zeit ohne Antwort ab, geht es auf dem anderen weiter. So passiert „anstupsen, wenn sie still werden“, ohne dass jemand daran denken muss, und genau das unterscheidet eine Automatisierung von einem Broadcast, wie der Beitrag zu WhatsApp-Broadcasts vs. Automatisierungen im Detail erklärt.

Fünf Automatisierungen, die Sie in Minuten bauen

1. Ein neuer Lead aus einer Instagram-Anzeige kommt an. WhatsApp-Begrüßung senden, einen Tag auf eine Antwort warten, und wenn keine kommt, ein KI-Nachfassen mit dem Ziel „eine kostenlose Beratung buchen“ starten.
2. Eine Kundin ist nicht erschienen. Zwei Stunden warten, „Wir haben Sie vermisst“ mit einem Link zum Neubuchen senden, zwei Tage warten, und wenn immer noch nichts kommt, taggen und ihren Deal nach Rückgewinnung verschieben.
3. Ein Termin ist abgeschlossen. Vier Wochen warten, dann „Zeit für den nächsten Besuch?“ mit einem Buchungslink senden, damit der Kunde so erneut bucht, wie es der Beitrag zum Automatisieren der Terminbuchung auf WhatsApp beschreibt.
4. Ein Kommentar unter einem Reel enthält „Preis“. Öffentlich „Nachricht ist raus“ antworten, die Preisliste privat senden und die KI einschalten, damit sie den Chat weiterführt.
5. Ein Kunde tippt auf „Mit einer Person sprechen“. KI ausschalten, Gespräch in den Empfang verschieben, an die nächste verfügbare Kollegin übergeben und als hohe Priorität markieren.

Deals sind ein besonders guter Ausgangspunkt. Ein Deal, der auf „Angebot gesendet“ verschoben wird, kann einen Ablauf starten, der auf eine Antwort wartet, und ein Deal auf „Gewonnen“ kann ein Dankeschön mit Buchungslink senden. Automatisierungen, die bei Deal-Bewegungen auslösen sammelt die Muster, die für Dienstleister funktionieren.

Oder sagen Sie es einfach Elly

Sie müssen keinen einzigen Schritt ziehen. Sagen Sie Elly, Ihrer Assistentin in Convelly: „Bau eine Automatisierung, die jeden neuen Instagram-Lead auf WhatsApp begrüßt und nach einem Tag nachfasst, wenn keine Antwort kommt“, und Elly zeigt Ihnen den gesamten Ablauf, bevor etwas gespeichert wird. Sie geben ihn frei, ändern ihn mit einem weiteren Satz oder lehnen ihn ab. Elly kann Automatisierungen auch ein- oder ausschalten, eine in einem Gespräch starten und berichten, wie sie gelaufen sind. Der Beitrag zum visuellen Automatisierungs-Builder zeigt die Flächen-Seite für alle, die jeden Schritt lieber sehen.

Gebaut, um vertrauenswürdig zu sein

Eine Automatisierung, die halbfertig losläuft, richtet Schaden an, deshalb ist Convelly hier vorsichtig. Sie können jederzeit einen Entwurf speichern, aber beim Einschalten wird jeder Schritt geprüft, und Sie erfahren genau, was fehlt, Schritt für Schritt. Jeder Lauf wird protokolliert: welche Schritte gelaufen sind, ob der Kunde geantwortet hat oder die Zeit abgelaufen ist, was gesendet wurde, was übersprungen wurde und warum. Stoppen Sie jeden Lauf mit einem Klick. Sicherheitsgrenzen legen fest, wie oft eine Automatisierung für denselben Kunden laufen darf, fügen eine Verzögerung vor dem Start hinzu und schützen davor, dass Automatisierungen sich gegenseitig in einer Schleife auslösen. Und wenn eine funktioniert, kopieren Sie sie, um daraus die nächste zu bauen.

Ein Satz Automatisierungen für jeden Kanal

Auslöser kommen aus WhatsApp und Instagram gleichermaßen, und der Kunde dahinter ist ein Datensatz, egal auf welchem Kanal er geschrieben hat. Eine Automatisierung für WhatsApp-Anfragen muss also nicht neu gebaut werden, wenn dieselbe Frage als Instagram-DM ankommt. Der Beitrag zum Bauen von Automatisierungen, die einen neuen Kanal überstehen, erklärt, wie Sie sie von Anfang an so anlegen.

EasyMenus nutzt genau das, um Restaurantbestellungen im Abendgeschäft zu bestätigen:

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Ein Restaurant um 20 Uhr kann keine Chat-Nachrichten beantworten. Jetzt muss es das auch nicht — Bestellungen bestätigen sich selbst.

— Geschäftsführer, EasyMenus

Was es kostet

Automatisierungen sind Teil jedes Plans; die Pläne unterscheiden sich darin, wie viele aktive Automatisierungen enthalten sind, und es gibt Zusatzoptionen für mehr. Nachrichten, die eine Automatisierung außerhalb des 24-Stunden-Fensters von WhatsApp sendet, nutzen genehmigte Nachrichten, und jedes KI-Nachfassen, das sie startet, nutzt Ihre KI-Credits oder Ihr eigenes KI-Konto. Details finden Sie auf der Preisseite.