WhatsApp-Terminbuchung, im Chat und auf Ihrer eigenen Buchungsseite

Eine Terminbuchung im Salon, in der Praxis oder im Studio beginnt meist mit denselben sechs Nachrichten: „Haben Sie Donnerstag noch etwas frei?“, „Wann denn?“, „16 Uhr?“, „16 Uhr ist weg, 17 Uhr?“, „Ok“, „Eingetragen“. Jede davon wird von Hand getippt, zwischen zwei Kunden, oft spät am Abend. Convelly gibt Ihren Kunden zwei Wege, die nichts davon brauchen. Die KI bucht direkt im WhatsApp- oder Instagram-Chat, und eine Buchungsseite in Ihrem Look nimmt Buchungen von Ihrer Website, aus Ihrer Instagram-Bio oder über einen Link an, den Sie verschicken. Beides landet im selben Kalender, mit denselben Mitarbeitern, Räumen, Anzahlungen und Regeln. Und Convelly nimmt keine Provision auf Buchungen, nie.

Buchen im Chat, von der Frage nach Donnerstag bis zur Bestätigung

Schreibt eine Kundin „Kann ich Donnerstag kommen?“, antwortet die KI keiner Fremden. Bevor sie antwortet, sieht sie sich die Termine dieser Kundin an, ob eine Anzahlung noch offen ist und was Ihr Team privat notiert hat. Sie weiß also, dass die Kundin letzten Monat eine Farbbehandlung bei Sara hatte und den späten Nachmittag bevorzugt. Dann bietet sie Zeiten an, die wirklich frei sind, denn sie liest Ihren Live-Kalender und schlägt nie einen belegten Slot vor. Entscheidet sich die Kundin für eine Zeit, hält die KI den Slot, bittet um eine Anzahlung, wenn die Leistung eine verlangt, und bestätigt entweder direkt oder wartet auf Ihre Freigabe, wenn Sie Buchungen zuerst prüfen möchten. Verschieben und Stornieren funktioniert genauso, und eine Serie von Sitzungen bucht sie in einem Rutsch.

Das sind echte Buchungen, genau wie die von Ihrer Buchungsseite, keine Notiz, die später jemand in einen Kalender übertragen muss. Sie entscheiden pro Leistung, ob die KI sie überhaupt buchen darf, und ein Schalter in jedem Gespräch lässt eine Person übernehmen. Die Seite zum KI-Chatbot erklärt, was die KI über Ihr Geschäft und Ihre Kunden weiß, bevor sie antwortet, und der Leitfaden zum Automatisieren der Terminbuchung auf WhatsApp zeigt den Ablauf aus Sicht des Kunden.

Eine Buchungsseite in Ihrem Look, überall dort, wo Kunden Sie finden

Nicht jeder Kunde möchte chatten. Die Buchungsseite ist eine Seite mit Ihrem Logo und Ihren Farben, auf Wunsch unter Ihrer eigenen Webadresse, plus eine persönliche Seite für jedes Teammitglied. Kunden wählen eine Leistung und passende Zusatzleistungen, eine Person und eine Zeit, beantworten Ihre Fragen, zahlen online oder entscheiden sich für Zahlung vor Ort und erhalten eine Bestätigung. Die gewählte Zeit wird zehn Minuten lang gehalten, während sie fertig buchen, damit zwei Personen nicht denselben Slot nehmen können. Über Selbstbedienungslinks können sie die Buchung später ansehen, verschieben oder stornieren, ohne Konto, innerhalb der Regeln, die Sie festlegen.

Binden Sie die Seite als Abschnitt oder Button auf Ihrer Website ein, verlinken Sie sie in Ihrer Instagram-Bio, oder schicken Sie den Link in einer WhatsApp-Nachricht, wenn die KI oder eine Kollegin gerade mit jemandem schreibt. Die Seite folgt dem hellen oder dunklen Modus des Besuchers und spricht Englisch, Deutsch und Arabisch.

Leistungen, die so aufgebaut sind, wie Sie wirklich arbeiten

Viele Buchungstools zwingen alles in eine flache Liste von Leistungen. In Convelly trägt jede Leistung die Details, die einen echten Arbeitstag reibungslos machen:

• Kategorien, Dauer, Preis, Farbe und Bild, plus Zeit vor oder nach jedem Termin für Aufräumen oder Anfahrt.
• Wie Sie bezahlt werden, pro Leistung: kostenlos, voll im Voraus oder eine Anzahlung als fester Betrag oder Prozentsatz. Kartenzahlung online, Zahlung vor Ort, oder der Kunde wählt selbst.
• Gruppentermine wie Kurse oder Workshops, mit einer maximalen Platzzahl, Platz für Platz verkauft, mit Check-in-Liste.
• Zusatzleistungen, die Begleitleistungen vorschlagen oder verlangen, etwa ein Schnitt zur Farbe oder eine Beratung vor einer Behandlung.
• Ihre eigenen Buchungsfragen, pro Betrieb oder pro Leistung: Text, Auswahl, Datei-Upload, „Ich stimme den Bedingungen zu“ und mehr.
• Regeln: Mindestvorlauf, wie weit im Voraus gebucht werden darf, die Stornofrist, ob Kunden selbst stornieren oder verschieben dürfen und ob eine Buchung zuerst Ihre Freigabe braucht.
• Limits, etwa ein aktiver Termin pro Kunde oder eine Höchstzahl pro Tag für eine Leistung, sowie Rabattcodes, prozentual oder fest, mit Nutzungslimit und Ablaufdatum.

Mitarbeiter, Räume und Arbeitszeiten, ohne Doppelbuchungen

Legen Sie fest, wer welche Leistung ausführen darf. Kunden können sich eine Person aussuchen, Sie können automatisch jemanden zuweisen lassen, oder Sie bieten beides an. Räume und Geräte funktionieren genauso: Behandlungsräume, Stühle, Maschinen, Fahrzeuge. Eine Leistung kann einen oder mehrere davon brauchen, und Convelly vergibt sie abwechselnd, an den am wenigsten ausgelasteten oder in Ihrer Reihenfolge, sodass zwei Behandlungen, die dasselbe Gerät brauchen, nie gleichzeitig gebucht werden. Arbeitszeiten sind Wochenpläne, die Sie für Personen, Leistungen und Räume wiederverwenden, jeder in seiner eigenen Zeitzone, mit Pausen, freien Tagen, Feiertagen und einmaligen Zusatzstunden. Eine Leistung kann andere Zeiten haben als die Person, die sie ausführt. So lebt eine Behandlung, die es nur samstags gibt, neben einer Stylistin, die die ganze Woche arbeitet.

Wenn bei Ihnen mehrere Stylisten, Therapeuten oder Trainer arbeiten, zeigt der Leitfaden zum Planen mehrerer Mitarbeiter und Ressourcen ohne Doppelbuchungen, wie Sie das so einrichten, dass der Kalender ehrlich bleibt.

Anzahlungen, Zahlungen und Rückerstattungen, die den Datensatz richtig halten

Kartenzahlungen laufen über Stripe, mit Anzahlungen, Restbeträgen und Barzahlungen, die Ihr Team erfasst, sodass an jeder Buchung steht, was bezahlt wurde und wie. Eine Anzahlung wird bei der Buchung verlangt, im Chat genauso wie auf der Seite. Erstatten Sie einer Kundin etwas zurück, wird die Rückerstattung an der Buchung vermerkt, damit der Datensatz stimmt und die KI beim nächsten Mal davon weiß. Rabattcodes werden geprüft, sobald der Preis angezeigt wird, und erst verbraucht, wenn die Buchung bestätigt ist. Eine abgebrochene Buchung verbraucht also nie einen Code.

Eine Anzahlung ist der verlässlichste Weg, eine Buchung für den Kunden verbindlich zu machen. Der Leitfaden zu Zahlungen bei der Buchung mit Anzahlungen und Stripe hilft bei der Wahl zwischen voller Zahlung, Anzahlung und Zahlung vor Ort, und der Beitrag zum Reduzieren von No-Shows mit Erinnerungen und Anzahlungen erklärt, wann eine Anzahlung hilft und wann sie abschreckt. Für Zahlungen, die nicht an eine Buchung gebunden sind, kann Ihr Team außerdem ein Produkt auswählen und einen Zahlungslink direkt ins Gespräch legen, wie in Stripe-Zahlungen direkt im Chat annehmen beschrieben.

Ein Kalender für das Team, mit den Ansichten, die Sie brauchen

Der Kalender hat Tages-, Wochen- und Monatsansicht, eine Teamansicht mit einer Spalte pro Person und eine Raumansicht. Ziehen Sie einen Termin, um ihn zu verschieben, oder ziehen Sie ihn länger, um die Dauer zu ändern. Jede Buchung hat einen Status: wartet auf Freigabe, bestätigt, abgeschlossen, storniert oder nicht erschienen. Blockieren Sie Zeit für alles, was keine Buchung ist, etwa die Mittagspause oder einen Lieferantenbesuch. Gruppentermine lassen sich als Ganzes verschieben, und Sie checken Teilnehmer direkt aus dem Termin heraus ein. Laufkundschaft und Telefonbuchungen tragen Sie von Hand ein, für bestehende oder neue Kunden, damit der Kalender den echten Tag zeigt und nicht nur den Online-Teil davon.

Weil Status festgehalten werden, wissen Sie immer, welche Buchungen abgeschlossen, storniert oder verpasst wurden. Wenn Sie entscheiden möchten, was Sie mit diesen Informationen anfangen, ist der Leitfaden zu Buchungsanalysen und den Kennzahlen, die sich lohnen ein guter Einstieg, und die Übersicht zum Führen eines Buchungskalenders, der sich selbst füllt zeichnet das größere Bild, von Kapazität bis saisonaler Nachfrage.

Videotermine und Studiosoftware, eingebaut

Eine Beratung muss nicht im Behandlungsraum stattfinden. Videotermine finden in Convelly statt: ein Bildschirm zum Testen von Kamera und Mikrofon, ein Warteraum, den Sie steuern, Bildschirmfreigabe, und Gäste kommen per Link ohne Konto hinein. Markieren Sie eine Leistung als Video-Leistung, und ihr Meeting wird automatisch angelegt, der Link landet in der Erinnerung. Betriebe, die mit Magicline arbeiten, können die KI und das Team Mitgliedertermine und Probetrainings direkt in Magicline buchen lassen, und diese Buchungen erscheinen auch in Convellys Kalender.

Die Inhaberin von Das Studio hat es in der Fallstudie zu Das Studio so beschrieben:

“

Ich mache Haare, kein Telefon-Ping-Pong. Meine Kunden buchen sich jetzt selbst, und meine Abende gehören wieder mir.

— Inhaberin, Das Studio

Nach der Buchung: Erinnerungen dort, wo sie wirklich gelesen werden

Eine Buchung ist nur etwas wert, wenn der Kunde auch kommt. Convelly schickt Terminerinnerungen auf WhatsApp, im selben Chat, in dem gebucht wurde, zu den Zeiten, die Sie wählen, in Ihrem eigenen Wortlaut pro Leistung, automatisch ausgefüllt mit Leistung, Zeit, Person, Preis und den Links zum Verschieben oder Stornieren. Eine WhatsApp-Erinnerung kann beantwortet werden: „Komme später“ oder „geht auch 17 statt 16 Uhr?“ landet direkt in Ihrem Posteingang, und der frei gewordene Slot kann an jemand anderen gehen. Stornierte Buchungen stoppen ihre Erinnerungen von selbst. Und weil Status Automatisierungen auslösen, kann ein Nichterscheinen eine „Wir haben Sie vermisst“-Nachricht und ein KI-Nachfassen starten, dessen einziges Ziel das Neubuchen ist, und ein abgeschlossener Termin kann Wochen später ein „Zeit für den nächsten Besuch?“ auslösen.

Einrichtung mit Elly, und keine Provision, nie

Sie müssen sich nicht durch Einstellungen klicken, um loszulegen. Sagen Sie Elly, Ihrer Assistentin in Convelly: „Leg eine 45-minütige Deep-Tissue-Massage für 80 Euro mit 20 Euro Anzahlung an, und lass die KI sie buchen“, und Elly schlägt Ihnen die Leistung mit ihren Fragen, Erinnerungen und Limits zur Freigabe vor. Elly richtet auch Mitarbeiter, Räume, Arbeitszeiten, freie Tage, Rabattcodes und die Buchungsseite ein. Convelly nimmt keine Provision auf Buchungen, nie, und Ihre Kundenliste bleibt Ihre, exportierbar, wann immer Sie möchten. Die Pläne finden Sie auf der Preisseite.